The commercial and transportation of goods industries operating either nationally or internationally or both should be continually reviewing the terms and conditions contained in their standard contracts to ensure operations practice as well new statutory obligations are covered for. This will help to avoid possible breaches or exposure in view of the changes in legislation, particularly at the moment as a result of the threat of terrorism.
The review which we would recommend should have several stages before consulting the respective qualified professionals if necessary depending on whether there are appropriate in house specialists. This will save cost and will facilitate a better working relationship with clients.
1.- Operational Review: The identification of the operational tasks which form the commercial activity needs to be done in a chronological order. The question to answer here is what are the tasks which the company undertakes to perform first up to the last process and what are the intended rights and responsibilities relating to each?
2.- Legal Review: Under this review the parties should identify all their intended contractual and statutory obligations and rights. The question to answer here is which contractual obligations have been assumed when entering into the commercial contract and which statutory obligations and legislation are imposed during performance of contractual obligations and may such obligations be passed down the contractual chain?
3.- Parallel Review: This is where the findings from both the operational and the legal reviews are considered together. The party should be able to identify if some of the field or administrative operations need to be changed in manner of performance to comply with its contractual and statutory requirements. The question to answer here is whether there is compliance with contractual and statutory obligations when operating the different tasks during the commercial activity?
4.- Financial Review: This may take place when the firm has identified what changes need to be made and are considered prudent or beneficial in terms of both necessity and retention/increase of market share. The question in here is how much will it cost to rectify the deficiencies with my contractual and statutory obligations, and is it commercially worthwhile to consider “added value” changes i.e. what will such additional charges costs and will they create the required commercial benefit?
5.- Terms and Conditions: The question in here is, having resolved the operational deficiencies to ensure compliance with contractual and statutory obligations, which terms and conditions need amendment to protect the firm from potential exposure to increased liabilities?
6.- Final Comment: The findings of the review should give a general idea of what steps may be required. It would be worthwhile discussing findings with government departments, associations and professionals depending on the requirements. Amendments to standard terms and conditions should be made carefully as terms and conditions, when originally drawn are considered as a whole and are designed to deal with all aspects of the relevant activities undertaken. Amendments may affect the balance of such terms and conditions and open them up to potential legal attack. Therefore it would be beneficial to pass the amendments to in house legal for consideration or legal specialists in contract drafting.
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